(3d) Lagebesprechungen – so oft wie notwendig, so selten wie möglich
Lagebesprechungen sind ein zentrales Führungsinstrument im Einsatzfall. Je nach Ausmaß und Dynamik des Ereignisses, Größe der Gemeinde sowie Verfügbarkeit relevanter Informationen sollten sie regelmäßig und bedarfsgerecht durchgeführt werden. Treffen Sie sich so oft wie notwendig (z. B. bei sehr dynamischen Lagen ca. alle 1 bis 2 Stunden, bei langsam fortschreitenden Ereignissen ca. 1 bis 2 Mal täglich, in der Nachsorge ca. alle 2 Tage) und gleichzeitig so selten wie möglich, um aktuelle Entwicklungen zu bewerten, Maßnahmen abzustimmen und Prioritäten zu setzen. Die Besprechungen sollen Klarheit schaffen und nicht Ressourcen binden. Erinnern Sie alle Beteiligten zeitgereicht vor Beginn nochmals an die Besprechung. Insbesondere externe Berater:innen sollten frühzeitig eingebunden werden, damit sie sich vorbereiten können. Achten Sie auf eine straffe und zielgerichtete Durchführung: Je kürzer und präziser die Lagebesprechung, desto schneller können sich alle wieder ihren Aufgaben widmen.
Die erste Einsatzstabsbesprechung markiert den Start des strukturierten Führungsprozesses. Dabei steht zunächst die gemeinsame Beurteilung der aktuellen Lage im Mittelpunkt. Darauf aufbauend werden dringliche Maßnahmen geplant, priorisiert und in ihrer Umsetzung konkretisiert. Besonders wichtig ist eine klare Zuweisung von Verantwortlichkeiten sowie die Festlegung realistischer Zeitrahmen, um eine koordinierte und zielgerichtete Abarbeitung der Aufgaben sicherzustellen. Am Besprechungsende vereinbaren Sie gleich den Zeitpunkt für die nächste Besprechung und halten Sie diesen schriftlich fest.
Alle weiteren Einsatzstabsbesprechungen dienen der laufenden Koordination und Anpassung des Einsatzgeschehens. Dabei geben die Stabsmitglieder eine strukturierte Rückmeldung zum aktuellen Stand in ihren jeweiligen Bereichen. Die Lageeinschätzung wird aktualisiert, ebenso wie die Maßnahmenplanung und -priorisierung. Noch offene Aufgaben werden erfasst, neue Aufgaben mit klarer Verantwortlichkeit zugewiesen und bereits abgeschlossene Maßnahmen dokumentiert. So bleibt der Überblick über den Einsatz gewährleistet und notwendige Anpassungen können zeitnah erfolgen.
Grundsätze für alle Besprechungen: Diskussionsbedarf in einzelnen Fachbereichen sollte möglichst bilateral nach der Lagebesprechung geklärt werden, um den Ablauf der Besprechung nicht unnötig in die Länge zu ziehen. Weiters: Halten Sie alles Besprochene und alle getroffenen Entscheidungen sofort schriftlich fest, inklusive konkreter Termine und klar zugewiesener Verantwortlichkeiten. Ideal ist eine sichtbare Darstellung auf einem Flipchart oder einer Pinnwand, sodass alle Mitglieder des Einsatzstabs jederzeit Einsicht haben oder sich ihre Aufgaben z. B. abfotografieren können. Diese Visualisierung trägt nicht nur zur Orientierung und Transparenz bei, sondern ist auch ein wichtiger Beitrag zur Dokumentation. Achten Sie dabei darauf, dass die Nummerierung mit dem Einsatztagebuch übereinstimmt (z. B. Tabellenblatt mit den Spalten: Nr. – Aufgabe – Priorität (hoch/mittel/gering) – Zeitrahmen bis – verantwortliche Person – Anmerkungen)
Denken Sie daran, dass sowohl die Mitglieder der Einsatzleitung als auch die Einsatzkräfte regelmäßig abgelöst werden müssen, zur Sicherstellung der Leistungsfähigkeit, zur Vermeidung von Erschöpfung und zur Aufrechterhaltung eines geordneten Einsatzablaufs. Planen Sie rechtzeitig Ersatzpersonal sowie ausreichend Zeit für strukturierte Übergaben ein.