(3c) Einberufung des Gemeindeeinsatzstabs

Ein Gemeindeeinsatzstab wird eingesetzt, wenn eine außergewöhnliche Situation oder ein Notfall die normalen Verwaltungsabläufe übersteigt und eine koordinierte, schnelle sowie umfassende Reaktion erfordert. Er bündelt die Kräfte und Ressourcen der Gemeinde, steuert interne Abläufe, kommuniziert mit übergeordneten Stellen und Einsatzorganisationen und trifft Entscheidungen zur Gefahrenabwehr und Schadensbegrenzung.

Aufgabenprofile der Stabsmitglieder

(A) Einsatzleiter:in

  • z. B. Bürgermeister:in als Gesamtverantwortliche:r, unterschiedlich je Bundesland - siehe landesrechtliche Bestimmungen
  • die Gemeinde wird zur Kommunikationsdrehscheibe (Dreh- und Angelpunkt), hier laufen alle formellen und informellen Fäden zusammen; die/der Einsatzleiter:in hat die Gesamtverantwortung für den Einsatz
  • sie/er fällt alleinverantwortlich Entscheidungen, fasst Entschlüsse, erteilt Aufträge, übt Kontrolle aus, berichtet ihrem/seinem Vorgesetzten (z. B. die Bezirkshauptmannschaft, Landesbehörde oder Einsatzleitung des Bundes)
  • sie/er muss ständig persönlich oder über eine Vertretung erreichbar sein

(B) Leiter:in der Stabsarbeit

  • z. B. Amtsleiter:in, für Katastrophenschutz zuständiger Gemeinderat, Person mit Einsatzerfahrung (z. B. Feuerwehr-Hintergrund); kann von S3 „Einsatzplanung und -durchführung“ vertreten werden
  • vertritt ggf. die Einsatzleitung 
  • ist die Schnittstelle zur Einsatzleitung, Behörde, Einsatzorganisationen und anderen Einrichtungen
    • stimmt die Stabsarbeit mit der Einsatzleitung ab
    • stimmt die Zusammenarbeit mit anderen Behörden, Organisationen, Einrichtungen ab
    • veranlasst die Hinzuziehung weiterer Expert:innen
  • organisiert die Stabsarbeit
    • legt Aufbau und Personalstärke des Stabs fest
    • legt den Ort für die Stabsarbeit fest und bestimmt die Raumeinteilung
    • legt die Geschäftsordnung fest (d. h. auf ca. 1 bis 3 Seiten werden die organisatorischen und kommunikativen Abläufe innerhalb des Einsatzstabs geregelt, um eine klare, effiziente und koordinierte Arbeitsweise sicherzustellen)
    • teilt Einzelaufgaben zu
    • lenkt den Informationsfluss
    • bereitet Entscheidungen für die Einsatzleitung auf
    • Erledigungskontrolle (d. h. Nachverfolgung und Überprüfung, ob zuvor angeordnete Aufgaben, Maßnahmen oder Anweisungen tatsächlich umgesetzt und abgeschlossen wurden)
  • arbeitet eng mit S2 „Lagebild“ und S3 „Einsatzplanung und -durchführung“ zusammen

(S1) Sachgebiet 1: „Personal“

  • z. B. Gemeindepersonalverantwortliche:r
  • erfasst und organisiert die Einsatzkräfte
    • erstellt bzw. führt eine Übersicht über die Einsatzkräfte (Stärke, Gliederung, Standort, Tätigkeit, Leistungsdaten)
    • fordert Einsatzkräfte an bzw. stellt diese bereit
    • bildet Reserven bzw. stellt diese bereit
    • plant und führt Ablösen durch
    • plant und bringt Einsatzkräfte unter
  • organisiert die Personen für die Stabsarbeit, indem er/sie den Dienstplan erstellt bzw. führt

(S2) Sachgebiet 2: „Lage“

  • z. B. Mitarbeiter:in des Bauamts
  • stellt die Lage fest
    • holt interne Informationen ein, z. B. Erkundungen, Meldungen
    • holt externe Informationen ein z. B. Wetterdaten, Pegelstände, Prognosen, Straßensperren, etc.
  • stellt die Lage dar
    • führt die Lagekarte mit S1 (Personal), S3 (Einsatz), S4 (Versorgung)
    • führt die Einsatzstellenübersicht mit S1 (Personal), S3 (Einsatz), S4 (Versorgung)
  • beurteilt die Lage allgemein bzw. die Gefahren- und Schadenslage
  • erstellt Lagemeldungen

(S3) Sachgebiet 3: „Einsatz“

  • z. B. Mitarbeiter:in mit Einsatzerfahrung (Feuerwehr-Hintergrund), erfüllt die vernetzende Funktion im Stab
  • vertritt die Leitung der Stabsarbeit
  • plant Einsätze und führt diese durch
    • beurteilt die Gesamtlage
    • plant die Durchführung
    • arbeitet Arbeitsaufträge aus
    • fasst erledigte Arbeitsaufträge zusammen
  • dokumentiert den Einsatzablauf und führt das Einsatztagebuch (mit allen wesentlichen Fakten)

(S4) Sachgebiet 4: „Versorgung“

  • z. B. Bauhofleiter:in
  • ist für die Versorgung zuständig
    • führt eine Übersicht über Geräte
    • kümmert sich um Nachschub, Abschub und Instandsetzung
    • stellt Unterkünfte (für Einsatzkräfte, Helfer:innen, Freiwillige, evakuierte Personen) bereit
  • organsiert Fremdleistungen (u. a. Transporte, Spezialgeräte, Verbrauchsmaterial)
  • ist für Verwaltung und Verrechnung zuständig (Geldgebarung, Materialverwaltung, Sicherstellung der Verrechnungsunterlagen)
  • kümmert sich um die ganzheitliche Betreuung (medizinische, sanitätsdienstliche, psychosoziale Betreuung, Notfallseelsorge)

(S5) Sachgebiet 5: „Öffentlichkeitsarbeit“ / Pressezentrum

  • z. B. Gemeindepressesprecher:in, Feststellung und Beurteilung des Verhaltens der Öffentlichkeit und der Medien
  • Medienarbeitdurchführen (Telefoninterviews, Journalist:innenbegleitung, Presseaussendungen, Pressekonferenzen, Vermittlung von Interviewpartner:innen, Organisation von Presseterminen, Medienauswertung)
  • Besucher:innen betreuen (u. a. von Politiker:innen, Dolmetscher:innen)
  • Bildmaterial Dokumentation: Fotos, Film, Internet (Nutzung und Pflege von Online-Kommunikationsmitteln zur Information der Öffentlichkeit)
  • Auskunft geben (Aufbereitung von Informationen für Hotlines, Kommunikationslinie vorgeben)
  • im Akutfall: Lautsprecherdurchsagen, Flugblätter, Aushänge bei der Gemeinde und Feuerwehr sowie anderen Hilfsdiensten;
  • Information über persönliche Kontakte, wenn notwendig. Im Akutfall braucht die Bevölkerung aktuelle Informationen.  Stromversorgung oder Nachrichtenübermittlung können jedoch ausfallen;
  • Tipp: Kommunikationshoheit gegenüber Medien behalten. Diese gezielt mit Informationen versorgen und zu Einsatzorten geleiten.

(S6) Sachgebiet 6: „Kommunikation“ / Meldesammelstelle

  • z. B. jemand vom Bürger:innenbüro, dient als zentraler Kanzleiapparat des Stabs
  • den Stab mit Kommunikationsinfrastruktur und Informationen ausstatten
    • Festnetz- und Mobilnetzverbindungen erfassen
    • Faxverbindungen erfassen
    • Internetverbindungen herstellen
    • Sprechfunkverbindungen (Kanäle und Frequenzen) herstellen
    • Meldeköpfe inkl. Fahrzeuge organisieren (ein Meldekopf ist ein fester Ort bzw. Anlaufstelle, an dem Informationen aufgenommen, koordiniert und weitergeleitet werden)
    • Lotsenstellen und Meldepersonen einrichten und betreiben (Lotsenstellen haben die Aufgabe Einsatzkräfte, Helfer:innen und Material sicher und geordnet zum Einsatzort zu führen; sie organisieren die Anfahrt zum Gefahren- oder Einsatzgebiet;)
  • die Kommunikation organisieren
    • Interne und externe Kommunikation sicherstellen
    • Kommunikationsplan erstellen
  • den Einsatz dokumentieren
    • Geschäftsbuch und Ablage führen: Das Geschäftsbuch ist ein formelles Protokoll-/Arbeitsbuch, in dem alle ein- und ausgehenden Meldungen, Anrufe, Funksprüche und andere wichtige Informationen wie besondere Vorkommnisse oder Erledigungsstatus, etc. chronologisch erfasst und dokumentiert werden. Es dient zur Nachverfolgung und Verwaltung von Kommunikationsvorgängen während eines Einsatzes. In der Ablage erfolgt eine systematische Sammlung, Ordnung und Aufbewahrung von eingehenden oder zu erstellenden Dokumenten, Meldungen und anderen Informationen (z. B. auch E-Mails, Funkprotokolle, Karten, Pläne).
    • alle Einsatzunterlagen zusammenführen
Vereinfachte Umsetzung eines Gemeindeeinsatzstabs

Je nach Umfang und Komplexität des Ereignisses bzw. der verfügbaren Gemeinderessourcen erfolgt eine Aktivierung der oben genannten Stabsstellen in optimaler personeller Besetzungsstärke. 

Folgende Kombinationen der Sachgebiete zur vereinfachten Umsetzung sind u. a. möglich:

  • eine Stabstelle für Stabsleitung sowie S1 bis S6
  • zwei Stabstellen:
    • eine für Stabsleitung, S2 (Lage), S3 (Einsatz), S5 (Öffentlichkeitsarbeit)
    • eine für S1 (Personal), S4 (Versorgung), S6 (Kommunikation)
  • fünf Stabstellen:
    • eine für die Stabsleitung und S3 (Einsatz)
    • eine für S1 (Personal), S6 (Kommunikation)
    • eine für S2 (Lage)
    • eine für S4 (Versorgung)
    • eine für S5 (Öffentlichkeitsarbeit)

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